Coretan Ilmu

tips, resep masakan, cerpen

12.3.13

PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN DI RW 02 KELURAHAN REGOL WETAN KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG

PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN DI RW 02 KELURAHAN REGOL WETAN KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Metodologi Penelitian

Disusun oleh :
RATNA HAPSAH
NIM. 120502065

PUSAT PENDIDIKAN MANAJEMEN & KOMPUTER
GANESHA PRATAMA
Jalan Pangeran Santri No.78 telp (0261) 205755




KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan berkat, rahmat, serta hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini sebagai pemenuhan tugas mata kuliah Metodologi Penelitian ini dengan baik.
Tak lupa penulis sampaikan terimakasih kepada :
1.      Kedua orang tua saya yang senantiasa memberi dukungan dalam bentuk materi ataupun non materi,
2.      Pembimbing akademik Metodologi Penelitian Bapak Evan Firdaus,
3.      Ketua RW 02 Bapak H. Endang Witardja, dan
4.      Segenap pihak yang telah membantu terselesaikannya makalah ini.
Makalah yang berjudul PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN DI RW 02 KELURAHAN REGOL WETAN KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG’’ ini disusun selain karena tuntutan tugas  juga penulis ingin mengetahui dan memahami prosedur pengelolaan surat dan kearsipan dalam kehidupan nyata.
Penulis mengakui masih banyak terdapat kesalahan dalam penyusunan makalah ini. untuk itu penulis meminta maaf atas segala kekurangan dalam makalah ini. Dan diharapkan dapat berguna untuk semua orang dan menjadikan pengetahuan baru.
Sumedang, Maret 2013
Penulis









DAFTAR ISI

Halaman  Judul.................................................................................................................... i
Kata Pengantar ................................................................................................................... ii
Daftar isi                                                                                                                               iii
Bab I PENDAHULUAN
1.1.   Latar belakang                                                                                                         1
1.2.   Perumusan masalah................................................................................................ 1
1.3.   Tujuan penelitian.................................................................................................... 2
1.4.   Manfaat penelitian.................................................................................................. 3
1.5.   Metode penelitian................................................................................................... 3
1.6.   Hasil yang diharapkan............................................................................................ 3
1.7.   Jadwal pelaksanaan kegiatan.................................................................................. 3

Bab II TINJAUAN PUSTAKA
2.1  Pengertian prosedur................................................................................................. 4
2.2  Pengertian pelaksanaan............................................................................................ 4
2.3  Pengertian pengelolaan............................................................................................ 4
2.4  Pengertian surat....................................................................................................... 4
2.5  Pengertian kearsipan................................................................................................ 5

Bab III GAMBARAN UMUM LINGKUNGAN
3.1 Uraian Gambaran Umum.......................................................................................... 6
3.2 Susunan Organisasi................................................................................................... 6
Bab IV TEMUAN DAN LAPORAN
     4.1 Prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02............................. 7
     4.2 Teknik yang dipakai dalam penyimpanan arsip........................................................ 7

BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan.............................................................................................................. 9
5,2  Saran....................................................................................................................... 9
DAFTAR PUSTAKA......................................................................................................... iv



BAB I
PENDAHULUAN

1.1  LATAR BELAKANG
Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu tempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih. Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik secara lisan maupun secara tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka interaksi lisan maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung (tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.
Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang dimaksud.
Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna mendukung tercapainDalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/ instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku pengiriman / ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).
Berhubungan dengan surat menyurat, kearsipan sangat berperan penting guna mendukung kelancaran berjalannya suatu organisasi atau pun instansi-instansi.
 
1.2  PERUMUSAN MASALAH
a.       Bagaimana prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02 kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan
b.      Teknik apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip

1.3  TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini yaitu, pertama untuk memenuhi salah satu tugas ujian METODOLOGI PENELITIAN, serta yang kedua adalah untuk lebih mengetahui dan memahami prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02 kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan.
 
1.4  MANFAAT PENELITIAN
a.       Peneliti bisa lebih mengetahui dan memehami prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02 kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan.
b.      Memberi masukan terhadap pengelolaan surat dan kearsipan agar menjadi lebih efektif dan efisien.

1.5  METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode wawancara. Peneliti menggunakan metode wawancara dikarenakan cepat mendapatkan data yang diperlukan.

1.6  HASIL YANG DIHARAPKAN
Mengetahui dan lebih memahami tentang pengelolaan surat dan arsip dikehidupan nyata.

1.7 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
             Wawancara dilakukan pada hari minggu tanggal 10 maret 2013, kepada ketua rw 02 Bapak H. Endang Witardja. Di tempat kediaman Bapak RW.



 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

·         Menurut Muhammad Ali (2000 : 325) “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”
·         Menurut Amin Widjaja (1995 : 83) “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya : orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses tertentu”
·         Sedangkan menurut Kamaruddin (1992 : 836 – 837) “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu organisasi”.
·         Sedangkan pengertian prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa “Prosedur adalah suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang dilaksanakanberulang-ulang”.
Berdasarkan pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang dimaksud dengan prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah ditentukan.
·         Pelaksanaan menurut kamus besar bahasa indonesia adalah [n] proses, cara, perbuatan melaksanakan (rancangan, keputusan, dsb): beliau meninjau ~ pembangunan jalan di wilayahnya; kegiatan ini merupakan salah satu ~ Garis-Garis Besar Haluan Negara.
·         Pengelolaan menurut kamus besar bahasa indonesia adalah
 (1) proses, cara, perbuatan mengelola;
 (2) proses melakukan kegiatan tertentu dng menggerakkan tenaga orang lain;
 (3) proses yg membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi;
 (4) proses yg memberikan pengawasan pd semua hal yg terlibat dl pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
·         Surat menurut kamus besar bahasa indonesia adalah
(1) kertas dsb yg bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya):
(2) secarik kertas dsb sbg tanda atau keterangan; kartu: -- tanda anggota;
(3) sesuatu yg ditulis; yg tertulis; tulisan: ia menemukan batu yg ada -- nya
·         Kearsipan menurut kamus besar bahasa indonesia adalah [n] perihal arsip: dokumentasi yg lengkap tergantung pd ~ yg baik.
·         Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

 BAB III
GAMBARAN UMUM LINGKUNGAN
3.1 Uraian Gambaran Umum
Lingkungan RW 02 di kelurahan regol wetan memiliki 217 kepala keluarga (kk), jumlah keseluruhan warga 712 jiwa sedangkan untuk yang sudah terdaftar menjadi pemillih sebanyak 516 jiwa. Di RW 02 terdapat 4 RT. Ketua RW 02 bernama H. Endang Witardja. Sekretaris Dedy Kusasih. Ketua RT 01 Bapak Rikky, RT 02 Yaya Sunarya, RT 03 Yayat Ruhiyat, RT 04 Lili Sumarli. Warga terbanyak di RT 04. Batas wilayah RW 02 sebelah utara-selatan Jl. Gatot Mangku Praja, untuk timur-barat Jl.Kebonkol
3.2 Susunan Organisasi
  BAB IV
TEMUAN DAN LAPORAN

Prosedur pelaksanaan pengelolaan surat  dan kearsipan di RW 02
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan disini pimpinan adalah ketua RW 02 untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional. Begitupun di RW 02, warkat memang berperan penting.
Biasanya surat masuk kebanyakan berasal dari kelurahan, instansi kesehatan dan social. Berisi tentang pengumuman K3, dan lampiran pengumuman PBB dan masih banyak lagi
Prosedur surat masuk : surat datang dari kelurahan        diterima oleh ketua RW      pemberitahuan kepada RT        pemberitahuaan kepada masyarakat.
Prosedur surat keluar (permohonan domisili) : permohonan dari masyarakat        diterima oleh RT       diserahkan kepada RW          Diserahkan kepada kelurahan          diserahkan kepada kecamatan         diserahkan kepada dinas kependudukan.
Surat yang masuk ditulis diagenda khusus, dicatat dari no tanggal surat, ditujukan kepada, uraian surat. Digunakannya buku agenda, agar jika terjadi kesalahpahaman mudah menyelesaikannya karena ada bukti dari buku agenda.
Surat atau warkat yang masuk disimpan dengan teknik mapping. Dipisahkan per masalah. Arsip di RW 02 disimpan selama 3 tahun. Baik warkat bersifat penting atau hanya sekedar surat undangan.
Untuk penomoran surat keluar dari RW sebagai berikut : no urut/no lingkungan Rukun tentangga/ no lingkungan Rukun Warga/ dikeluarkannya surat/bulan dikeluarkannya surat/tahun dikeluarkannya surat.
Setiap tahun, rata-rata 200 surat dikeluarkan dari RW 02. Dengan beberapa kepentingan.
 

 
BAB V
PENUTUP

5.1 KESIMPULAN
Prosedur pengelolaan surat dan kearsipan di RW 02 menggunakan teknik mapping, termasuk penerimaan surat masuk dan keluar. Dengan begitu informasi akan teratur dan tersampaikan kepada masyarakat RW 02 kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan. Begitupun dengan keasripan disimpan dengan baik, dan teratur tersimpan. Setiap warga yang  membutuhkan informasi bias dengan mudah mendapatkannya.
5.2 SARAN
            Dalam prosedur pengelolaan surat dan kearsipan di RW 02, cukup baik dan tertata. Tapi sayangnya, setiap warkat disimpan dalam jangka waktu 3 tahun. Sebaiknya untuk warkat yang bersifat sementara, seperti surat undangan, surat pemberitahuan dari kelurahan, dan surat pengumuman cukup disimpan dalam jangka waktu 3 bulan. Karena jika arsip sementara tidak cepat dimusnahkan akan memenuhi tempat penyimpanan arsip. Sedangkan arsip yang datang baru mungkin lebih penting.

 



DAFTAR PUSTAKA




0 komentar:

Poskan Komentar