PROSEDUR PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN
DI RW 02 KELURAHAN REGOL WETAN KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG
Diajukan
untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Metodologi Penelitian
Disusun
oleh :
RATNA
HAPSAH
NIM.
120502065
PUSAT
PENDIDIKAN MANAJEMEN & KOMPUTER
GANESHA
PRATAMA
Jalan Pangeran Santri
No.78 telp (0261) 205755
KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdulillah penulis
panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena dengan berkat, rahmat,
serta hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini sebagai pemenuhan
tugas mata kuliah Metodologi Penelitian ini dengan baik.
Tak lupa
penulis sampaikan terimakasih kepada :
1.
Kedua orang tua saya yang senantiasa memberi dukungan dalam bentuk materi
ataupun non materi,
2.
Pembimbing akademik Metodologi Penelitian Bapak Evan
Firdaus,
3.
Ketua RW 02 Bapak H. Endang Witardja, dan
4.
Segenap pihak yang telah membantu terselesaikannya
makalah ini.
Makalah
yang berjudul ” PROSEDUR
PELAKSANAAN PENGELOLAAN SURAT DAN KEARSIPAN DI RW 02 KELURAHAN REGOL WETAN
KECAMATAN SUMEDANG SELATAN KABUPATEN SUMEDANG’’ ini disusun selain karena tuntutan
tugas juga penulis ingin mengetahui dan
memahami prosedur pengelolaan surat dan kearsipan dalam kehidupan nyata.
Penulis mengakui masih banyak
terdapat kesalahan dalam penyusunan makalah ini. untuk itu penulis meminta maaf
atas segala kekurangan dalam makalah ini. Dan diharapkan dapat berguna untuk
semua orang dan menjadikan pengetahuan baru.
Sumedang,
Maret 2013
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Judul....................................................................................................................
i
Kata
Pengantar ...................................................................................................................
ii
Daftar
isi iii
Bab I PENDAHULUAN
1.1. Latar
belakang 1
1.2. Perumusan
masalah................................................................................................ 1
1.3. Tujuan
penelitian.................................................................................................... 2
1.4. Manfaat
penelitian.................................................................................................. 3
1.5. Metode
penelitian................................................................................................... 3
1.6. Hasil
yang diharapkan............................................................................................ 3
1.7. Jadwal
pelaksanaan kegiatan.................................................................................. 3
Bab II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian prosedur................................................................................................. 4
2.2
Pengertian pelaksanaan............................................................................................ 4
2.3
Pengertian pengelolaan............................................................................................ 4
2.4
Pengertian surat....................................................................................................... 4
2.5
Pengertian kearsipan................................................................................................ 5
Bab III GAMBARAN
UMUM LINGKUNGAN
3.1 Uraian Gambaran Umum.......................................................................................... 6
3.2 Susunan Organisasi................................................................................................... 6
Bab
IV TEMUAN DAN LAPORAN
4.1 Prosedur pelaksanaan
pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02............................. 7
4.2 Teknik yang dipakai
dalam penyimpanan arsip........................................................ 7
BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan.............................................................................................................. 9
5,2 Saran....................................................................................................................... 9
DAFTAR
PUSTAKA......................................................................................................... iv
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 LATAR BELAKANG
Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas
dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya perkembangan
teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu tempat ke tempat lain
tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan informasi dapat terjadi
apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih. Interaksi ini
diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik secara lisan
maupun secara tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka
interaksi lisan maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua
pihak atau lebih secara langsung (tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas
komunikasi tersebut.
Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk
mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung
efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun
instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat penting.
Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi berfungsi
untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya komunikasi
diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan
informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat
kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap
informasi yang dimaksud.
Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat
guna mendukung tercapainDalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam
melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau
korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat
menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada
perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/
instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam
suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan
menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat masuk adalah semua jenis
surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan, baik yang diterima
melalui pos maupun yang diterima dari kurir dengan mempergunakan buku
pengiriman / ekspedisi. (Wursanto, 1991: 108), sedangkan pengertian surat
keluar adalah surat yang sudah lengkap ( bertanggal, bernomor, berstempel, dan
telah ditandatangani oleh pejabat yang bewenang ) yang dibuat oleh suatu
instansi, kantor, atau lembaga untuk ditujukan / dikirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lain. (Wursanto, 1991: 144). Prosedur pengelolaan surat
keluar yang baik meliputi; pengelompokkan surat, membuka surat, pemeriksaan
surat, pencatatan surat dan pendistribusian surat, sedangkan untuk surat keluar
meliputi; pembuatan konsep, persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian
nomor, penyusunan surat, pengiriman surat. (Widjaja, 1990 :30).
Berhubungan dengan surat menyurat, kearsipan sangat berperan penting
guna mendukung kelancaran berjalannya suatu organisasi atau pun
instansi-instansi.
1.2 PERUMUSAN MASALAH
a.
Bagaimana prosedur pelaksanaan
pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02 kelurahan regol wetan kecamatan
sumedang selatan
b.
Teknik apa yang dipakai dalam
penyimpanan arsip
1.3 TUJUAN PENELITIAN
Tujuan dari penelitian ini yaitu, pertama untuk memenuhi
salah satu tugas ujian METODOLOGI PENELITIAN, serta yang kedua adalah untuk
lebih mengetahui dan memahami prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02
kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan.
1.4 MANFAAT PENELITIAN
a.
Peneliti bisa lebih mengetahui dan
memehami prosedur pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di rw 02
kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan.
b.
Memberi masukan terhadap
pengelolaan surat dan kearsipan agar menjadi lebih efektif dan efisien.
1.5 METODE PENELITIAN
Metode yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode wawancara.
Peneliti menggunakan metode wawancara dikarenakan cepat mendapatkan data yang
diperlukan.
1.6 HASIL YANG DIHARAPKAN
Mengetahui dan lebih memahami tentang pengelolaan surat dan arsip
dikehidupan nyata.
1.7 JADWAL
PELAKSANAAN KEGIATAN
Wawancara dilakukan pada hari minggu tanggal
10 maret 2013, kepada ketua rw 02 Bapak H. Endang Witardja. Di tempat kediaman Bapak
RW.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
·
Menurut Muhammad Ali
(2000 : 325) “Prosedur adalah tata cara kerja atau cara menjalankan suatu pekerjaan”
·
Menurut Amin Widjaja
(1995 : 83) “Prosedur adalah sekumpulan bagian yang saling berkaitan misalnya :
orang, jaringan gudang yang harus dilayani dengan cara yang tertentu oleh
sejumlah pabrik dan pada gilirannya akan mengirimkan pelanggan menurut proses
tertentu”
·
Sedangkan menurut
Kamaruddin (1992 : 836 – 837) “Prosedur pada dasarnya adalah suatu susunan yang
teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lainnya dan prosedur-prosedur
yang berkaitan melaksanakan dan memudahkan kegiatan utama dari suatu
organisasi”.
·
Sedangkan pengertian
prosedur menurut Ismail masya (1994 : 74) mengatakan bahwa “Prosedur adalah
suatu rangkaian tugas-tugas yang saling berhubungan yang merupakan
urutan-urutan menurut waktu dan tata cara tertentu untuk melaksanakan suatu
pekerjaan yang dilaksanakanberulang-ulang”.
Berdasarkan
pendapat beberapa ahli di atas maka dapat disimpulkan yang dimaksud dengan
prosedur adalah suatu tata cara kerja atau kegiatan untuk menyelesaikan
pekerjaan dengan urutan waktu dan memiliki pola kerja yang tetap yang telah
ditentukan.
·
Pelaksanaan menurut kamus besar
bahasa indonesia adalah [n] proses, cara, perbuatan melaksanakan (rancangan,
keputusan, dsb): beliau meninjau ~ pembangunan jalan di wilayahnya; kegiatan
ini merupakan salah satu ~ Garis-Garis Besar Haluan Negara.
|
·
Pengelolaan menurut kamus besar
bahasa indonesia adalah
(1) proses,
cara, perbuatan mengelola;
(2) proses
melakukan kegiatan tertentu dng menggerakkan tenaga orang lain;
(3) proses yg
membantu merumuskan kebijaksanaan dan tujuan organisasi;
(4) proses yg memberikan pengawasan pd semua
hal yg terlibat dl pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan.
|
·
Surat menurut kamus besar bahasa
indonesia adalah
(1) kertas
dsb yg bertulis (berbagai-bagai isi, maksudnya):
(2) secarik
kertas dsb sbg tanda atau keterangan; kartu: -- tanda anggota;
(3) sesuatu
yg ditulis; yg tertulis; tulisan: ia menemukan batu yg ada -- nya
|
·
Kearsipan menurut kamus besar
bahasa indonesia adalah [n] perihal arsip: dokumentasi yg lengkap tergantung
pd ~ yg baik.
|
·
Kearsipan
adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila
arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
BAB III
GAMBARAN UMUM LINGKUNGAN
3.1 Uraian Gambaran Umum
Lingkungan
RW 02 di kelurahan regol wetan memiliki 217 kepala keluarga (kk), jumlah
keseluruhan warga 712 jiwa sedangkan untuk yang sudah terdaftar menjadi pemillih
sebanyak 516 jiwa. Di RW 02 terdapat 4 RT. Ketua RW 02 bernama H. Endang
Witardja. Sekretaris Dedy Kusasih. Ketua RT 01 Bapak Rikky, RT 02 Yaya Sunarya,
RT 03 Yayat Ruhiyat, RT 04 Lili Sumarli. Warga terbanyak di RT 04. Batas
wilayah RW 02 sebelah utara-selatan Jl. Gatot Mangku Praja, untuk timur-barat
Jl.Kebonkol
3.2 Susunan Organisasi
BAB IV
TEMUAN DAN LAPORAN
Prosedur
pelaksanaan pengelolaan surat dan kearsipan di RW 02
Dari
segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan
setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan disini pimpinan adalah ketua RW 02 untuk
menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan
secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem
perusahaan.
Kearsipan memegang
peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya
pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal
ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur
tentang kearsipan Nasional. Begitupun di RW 02, warkat memang berperan penting.
Biasanya
surat masuk kebanyakan berasal dari kelurahan, instansi kesehatan dan social.
Berisi tentang pengumuman K3, dan lampiran pengumuman PBB dan masih banyak lagi
Prosedur
surat masuk : surat datang dari kelurahan
diterima oleh ketua RW
pemberitahuan kepada RT
pemberitahuaan kepada masyarakat.
Prosedur
surat keluar (permohonan domisili) : permohonan dari masyarakat diterima oleh RT diserahkan kepada RW Diserahkan kepada kelurahan diserahkan kepada kecamatan diserahkan kepada dinas kependudukan.
Surat yang
masuk ditulis diagenda khusus, dicatat dari no tanggal surat, ditujukan kepada,
uraian surat. Digunakannya buku agenda, agar jika terjadi kesalahpahaman mudah
menyelesaikannya karena ada bukti dari buku agenda.
Surat atau
warkat yang masuk disimpan dengan teknik mapping. Dipisahkan per masalah. Arsip
di RW 02 disimpan selama 3 tahun. Baik warkat bersifat penting atau hanya
sekedar surat undangan.
Untuk
penomoran surat keluar dari RW sebagai berikut : no urut/no lingkungan Rukun
tentangga/ no lingkungan Rukun Warga/ dikeluarkannya surat/bulan dikeluarkannya
surat/tahun dikeluarkannya surat.
Setiap tahun, rata-rata 200 surat
dikeluarkan dari RW 02. Dengan beberapa kepentingan.
BAB V
PENUTUP
5.1 KESIMPULAN
Prosedur
pengelolaan surat dan kearsipan di RW 02 menggunakan teknik mapping, termasuk penerimaan
surat masuk dan keluar. Dengan begitu informasi akan teratur dan tersampaikan
kepada masyarakat RW 02 kelurahan regol wetan kecamatan sumedang selatan. Begitupun
dengan keasripan disimpan dengan baik, dan teratur tersimpan. Setiap warga yang
membutuhkan informasi bias dengan mudah
mendapatkannya.
5.2 SARAN
Dalam prosedur pengelolaan surat dan kearsipan di RW 02,
cukup baik dan tertata. Tapi sayangnya, setiap warkat disimpan dalam jangka
waktu 3 tahun. Sebaiknya untuk warkat yang bersifat sementara, seperti surat
undangan, surat pemberitahuan dari kelurahan, dan surat pengumuman cukup disimpan
dalam jangka waktu 3 bulan. Karena jika arsip sementara tidak cepat dimusnahkan
akan memenuhi tempat penyimpanan arsip. Sedangkan arsip yang datang baru
mungkin lebih penting.
DAFTAR PUSTAKA
0 komentar:
Posting Komentar